FAQ

SOMMAIRE

 

Budget participatif citoyen n°2 - Les lauréats

 

LES LAUREATS

Je suis lauréat, puis-je signer tout de suite mon bon de commande?

SURTOUT PAS ! Vous devez attendre d’avoir signé la convention de financement avec le Département. Votre bon de commande ou devis signé devra être envoyé au service. La commande sera postérieure à la date de signature de la convention.

Je suis lauréat, que ce passe-t-il maintenant?

Je dois attendre la convention, elle sera envoyée par le service Démocratie Participative dans les meilleurs délais.

Pendant l’instruction, j’ai fourni des devis. Je suis lauréat, dois-je obligatoirement passer commande auprès des mêmes fournisseurs ?

Non, le fournisseur peut être différent dès lors que les acquisitions ou travaux sont identiques à ceux annoncés.

Je suis lauréat, je peux passer commander auprès de n’importe quel fournisseur ?

Oui mais le règlement prévoit que dans la mesure du possible, les achats seront fait auprès de fournisseurs en Lot-et-Garonne.

Puis je commencer mon projet ?

NON, tout projet qui connaîtrait un commencement d'exécution avant la signature de la convention de financement ne pourrait percevoir la subvention.

Mes factures sont inférieures au montant de la subvention votée, mon association va-t-elle percevoir la totalité de la subvention ?

NON. Un acompte de 50% (70% pour les labels Jeunes) est versé à l’association sur présentation d’un bon de commande ou devis signé. Le solde de la subvention sera calculé en fonction des factures transmises. Si le montant total est inférieur, la subvention sera proratisée et vous ne percevrez que le montant correspondant à vos factures.

Et si la facture est supérieure au montant de la subvention, est-ce un problème ?

OUI ! Le Budget participatif citoyen finançant votre projet à 100%, il n’est pas possible que les factures transmises soient supérieures au montant soumis au vote des Lot-et-Garonnais.

Puis je modifier mon projet ?

NON. Votre projet doit être conforme au projet soumis au vote des Lot-et-Garonnais. En revanche, le fournisseur ou la marque peuvent être différent. (ex : mon projet consistait à acquérir un vidéoprojecteur et un écran, je ne peux pas acheter un téléviseur à la place !)

Pour percevoir la subvention en totalité, dois-je faire l’avance ?

OUI en partie. En effet, un acompte de 50% (70% pour les labels Jeunes) est versé à la commande. En revanche, pour percevoir le solde de la subvention, vous devez présenter des factures acquittées correspondant au montant total de la subvention (ou inférieur à la subvention)

ET APRES ?

Que se passe-t-il une fois la subvention versée ?

Le service Démocratie participative accompagne les porteurs de projets, du dépôt d'idée à la réalisation du projet.

Une fois la subvention totale versée, une rencontre est organisée sur le terrain afin d'une part d'échanger avec les porteurs de projets sur les difficultés rencontrées dans la réalisation du projet, mais aussi afin de vérifier que les projets affichent bien la mention du financement à 100% par le Budget participatif (grâce aux outils de communication fournis par le Département).

 

Budget participatif citoyen n°2 - Phase de vote

 

LE VOTE

A quelle date se déroule le vote pour les projets de l'édition n°2 ?

Les citoyens peuvent voter à partir du 18 février 2022 jusqu'au 19 mars 2022 (23:59)

Qui peut voter ?

Tout citoyen âgé d'au moins 11 ans peut prendre part au vote. Il devra justifier d'un domicile en Lot-et-Garonne.

Pour les moins de 15 ans, une autorisation parentale sera nécessaire.

Un adhérent de mon association qui n'habite pas en Lot et Garonne peut-il voter ?

NON, le règlement dit bien "tout citoyen devra justifier d'un domicile en Lot et Garonne".

Comment voter ?

Comme pour l'édition précédente, le vote pourra se faire sous deux formes :

  • le vote numérique sur cette plateforme (après avoir créé un compte qui servira de liste d'émargements)
  • le vote papier : des urnes seront disponibles dans les mairies, à l'Hotel du Département et son annexe Avenue Jean Bru à Agen, les collèges publics et privés du Département pour les élèves et la communauté éducative, les MFR pour les élèves et la communauté éducative. Le bulletin de vote sera déposé dans l'urne, après avoir renseigné et signé la liste d'émargements (obligatoire).
Mon association porte un projet, comment faire campagne pour obtenir des votes ?

Chaque porteur de projet a reçu un kit de communication comprenant notamment un catalogue papier, des bulletins de vote originaux à distribuer pour voter, un panneau avec le numéro attribué à son projet. Chacun fait campagne par ses propres moyens (stand de promotion sur des manifestations ou marchés, publication sur les réseaux sociaux ...). Seule obligation ? respecter les autres porteurs de projets et le règlement du BPC.

Mon association porte un projet, puis-je m'associer avec une ou plusieurs associations pour faire campagne ?

Oui. Mais attention, les citoyens doivent rester libres de choisir les 3 projets pour lesquels ils votent. Il n'est pas acceptable de remettre aux citoyens des bulletins de vote pré-remplis. Si tel était le cas, vous prenez le risque de faire annuler par la commission électorale tous vos bulletins de vote.

Et puis n'oublions pas : le fair-play et le respect des autres doivent prévaloir.

Les associations pourront elles s'occuper du vote de leurs adhérents ou sympathisants ?

Oui et Non !

Les associations pourront remettre aux personnes un bulletin de vote original afin de leur permettre d'indiquer les 3 projets pour lesquels ils souhaitent voter. Elles pourront également mettre à disposition de leurs adhérents ou visiteurs un ordinateur afin de favoriser le vote électronique.

Toutefois, les associations ne disposeront ni des listes d'émargements, ni d'urnes pour faire voter les personnes. Ces dernières devront donc se rendre personnellement sur un site de vote.

Pourquoi ne pas permettre aux associations de faire signer les listes d'émargements et de récupérer les bulletins de vote ?

Trop d'abus ont été constatés lors de la première édition : bulletins de vote pré-remplis, signature de la liste d'émargement sans savoir qu'il s'agissait d'un vote ou sans connaître les 3 projets indiqués sur les bulletins de vote, listes d'émargement remplie avec de faux noms ou de fausses coordonnées ....

Mon association peut elle disposer d'une urne pour faire voter lors d'un événement de communication organisé pour promouvoir notre projet ?

NON,  seules les mairies (ou collèges et MFR pour les personnes fréquentant ces établissements) disposent des urnes et listes d'émargements. Une mairie ne peut donc pas prêter son urne et ses listes d'émargements à une association, sous peine de voir tous les votes considérés comme nuls par la commission.

Cette procédure n'est elle pas discriminante pour les porteurs de projets ?

NON, puisqu'aucun porteur de projet ne dispose des listes d'émargement. Chacun pourra distribuer un bulletin de vote original mais le citoyen devra se rendre dans une mairie du département ou à l'Hôtel du Département pour glisser son bulletin dans l'urne, après avoir renseigner la liste d'émargements.

Un citoyen peut il aller voter dans un collège ou une MFR ?

Oui s'il s'agit d'un collégien fréquentant l'établissement, s'il s'agit d'un membre de l'équipe éducative ou du personnel.

Non, s'il s'agit d'un citoyen lambda qui n'a aucun lien avec l'établissement.

Un citoyen peut il donner procuration à une autre personne pour voter en son nom ?

NON, chaque citoyen intéressé devra voter personnellement.

Plusieurs citoyens peuvent ils utiliser la même adresse mail pour voter au format numérique ?

NON, une adresse mail correspond à un compte utilisateur. Il n'est pas possible de créer plusieurs comptes avec la même adresse mail.

1 compte = 1 adresse mail = 1 utilisateur / 1 votant

LE DEPOUILLEMENT

Comment seront déterminés les lauréats ?

A l'issue du vote, une séquence de dépouillement des votes papier et de comptabilisation des votes numérique + papier est prévue.

Les lauréats seront déterminés selon le schéma ci-après :

  • Projets Jeune - Enveloppe de 100 000 euros - Classement par ordre décroissant des voix obtenues - Sélection des lauréats jusqu'à épuisement de l'enveloppe. Si reliquat d'enveloppe : il sera reversé vers les projets sans label
  • Projets Labellisés Lot et Garonne - Enveloppe de 50 000 euros - Classement par ordre décroissant des voix obtenues - Sélection du projet arrivé en tête. Si l'enveloppe le permet, sélection du projet suivant. Si reliquat d'enveloppe : il sera reversé vers les projets sans label
  • Projets Labellisés Inclusion - Enveloppe de 50 000 euros - Classement par ordre décroissant des voix obtenues - Sélection du projet arrivé en tête. Si l'enveloppe le permet, sélection du projet suivant. Si reliquat d'enveloppe : il sera reversé vers les projets sans label
  • Projets Labellisés Transition - Enveloppe de 50 000 euros - Classement par ordre décroissant des voix obtenues - Sélection du projet arrivé en tête. Si l'enveloppe le permet, sélection du projet suivant. Si reliquat d'enveloppe : il sera reversé vers les projets sans label
  • Projets sans label - Enveloppe de 750 000 euros +  les reliquats éventuels des enveloppes Labels. Classement par ordre décroissant des voix obtenues des projets de chaque canton - Sélection des 2 projets de chaque canton arrivés en tête. Si l'enveloppe le permet, tous les projets SANS LABEL restants sont mélangés sans tenir compte de la localisation - Classement par ordre décroissant des voix obtenues - Sélection des projets jusqu'à épuisement de l'enveloppe.
Un projet labellisé Lot et Garonne, Inclusion ou Transition, peut il (s'il n'est pas lauréat) concourir en Sans Label ?

NON, lors de l'instruction, le porteur de projet a fait le choix d'un projet labellisé dont le montant pouvait aller jusqu'à 50 000 euros. S'il n'est pas lauréat dans son label, il est éliminé.

Le dépouillement sera-t-il public ?

NON. En raison des mesures sanitaires, le dépouillement se fera cette année encore à huis clos. Il sera réalisé par des agents du Département, des élus départementaux et des membres du conseil consultatif citoyen. Ce dépouillement sera placé sous le contrôle d'un huissier de justice qui sera présent pendant toute cette phase.

Quel est le rôle de l'huissier de justice ?

Il est le garant du respect du règlement du BPC qui a été déposé en son étude. Il contrôle les entrées et sorties des scrutateurs. Il contrôle l'ouverture des enveloppes contenant les bulletins de vote papier. Il accompagne la commission électorale dans ses décisions. Il vérifie la saisie des résultats et s'assure de la conformité des résultats annoncés.

Et la commission électorale ?

Cette commission est composée de deux élus départementaux, de deux membres du conseil citoyen. Deux agents du Département assure le secrétariat de la commission.

Cette commission arbitre en cas de litiges ou d'anomalies dénoncées pendant la phase de vote. Elle peut décider de l'annulation de vote qui apparaitrait litigieux au vu des listes d'émargements ou de bulletins de vote non conformes. Pour rappel, lors de l'édition #1, ladite commission a décidé l'annulation de 2050 votes représentant 6150 voix dont 1959 voix électroniques et 4191 voix format papier.

LES RESULTATS

Quand connaitrons nous les résultats de la 2e édition ?

A l'issue du dépouillement et de la saisie des résultats (numérique + papier), une journée de vérification est prévue afin d'éviter toute erreur dans l'annonce des lauréats.

A l'issue de cette vérification, un communiqué de presse indiquera la liste des lauréats par catégorie.

Et après ?

Les élus départementaux voteront une délibération actant le résultat du vote, les lauréats et le montant des subventions obtenues.

Une convention de financement sera alors signée avec les associations porteuses d'un projet lauréat, définissant les obligations des parties. 50% de la subvention sera versé à la signature de la convention sur présentation des devis définitifs signés ou bons de commande signés ; le solde de la subvention sera versé sur présentation des factures acquittées.

Les lauréats seront invités à une remise officielle de leur prix, si la situation sanitaire le permet.

 

 

 

Budget participatif citoyen n° 2- Dépot des idées - Phase d'instruction

 

LES IDÉES

Quelles questions dois-je me poser avant de proposer mon projet ?
Mon idée peut-elle intéresser d’autres personnes ?  
D’autres lieux d’implantations sont-ils possibles ?
Mon projet est-il d'intérêt général, à visée collective?
Mon projet concerne-t-il tout le département ?
Quels sont les critères de recevabilité des projets ?
Pour être recevable, une idée doit répondre aux principaux critères suivants :
  • Etre localisée dans le Lot et Garonne ;
  • Avoir un intérêt collectif
  • Etre portée par une association dont le siège social est en Lot-et-Garonne et justifiant d'au moins une année d'existence
  • Mobiliser uniquement des dépenses d’investissement 
  • S’insérer dans les thématiques suivantes :
    1. Culture & patrimoine
    2. Environnement & cadre de vie
    3. Numérique & innovation
    4. Solidarités
    5. Sports
Quelle est la différence entre dépenses de fonctionnement et dépenses d’investissement ?

Les dépenses d’investissement sont les coûts liés à l’acquisition et à la mise en œuvre des moyens nécessaires à la réalisation du projet (exemple : achat de matériel, travaux d’aménagement…).

Les dépenses de fonctionnement sont les frais induits par la mise en œuvre du projet et liés à la pérennisation de son fonctionnement (exemple : électricité, carburant, entretien, frais de personnel…) ou renouvellement de petits matériels.

Mon projet peut il avoir été réalisé ou avoir débuté avant l'annonce des lauréats ?

Non, les projets lauréats ne devront débuter qu'après la délibération de l'assemblée départementale votant le montant des subventions.

Comment puis-je proposer une idée / un projet ?
En cliquant sur le lien « je dépose mon idée » et en renseignant les différentes rubriques pour présenter votre idée. Vous avez cette année la possibilité d'enregistrer un brouillon avant de nous transmettre définitivement votre idée.
Vous devez, au préalable, avoir créé un compte utilisateur.
Comment créer un compte utilisateur ?

Pour pouvoir déposer une idée/un projet, vous devez être identifié.e sur la plateforme. Pour cela, cliquez sur la rubrique "mon espace" dans le menu de gauche. Connectez-vous ou créez votre compte. Si vous êtes mineur, l'autorisation parentale sera nécessaire pour activer votre compte (manipulation réalisée par le service Démocratie participative).

Puis-je déposer un projet au budget participatif alors que je l'ai déposé dans le cadre des régimes d'aide du Département ?
Non, les projets relevant des régimes d'aide du Département ne sont pas éligibles à la 2e édition du Budget participatif
Quelle est la différence entre une idée et un projet ?
Le Département a décidé d'ouvrir la possibilité à tous les Lot et Garonnais de déposer une idée même si le projet n'est pas totalement défini. Un accompagnement sera proposé par le service Démocratie participative pour définir les contours du projet à finaliser, si l'idée est jugée recevable et réalisable. Il est donc important de déposer rapidement votre idée, vous permettant ainsi de prendre rang avant le 30 octobre. Ensuite le service Démocratie participative du Département vous accompagnera afin de concrétiser votre idée et de la transformer en projet.
Je ne suis pas membre d’une association, puis-je déposer quand même mon idée ?
Oui, un particulier peut déposer son idée. Toutefois, le portage final devra être assuré par une association de votre choix.
J’ai 11 ans, puis je créer une association ?
Oui, il existe plusieurs dispositifs pour les jeunes : les Junior associations portées par la Ligue de l’Enseignement et les ATEC portées par les FRANCAS. Si besoin le service Démocratie participative vous mettra en contact avec ces organismes
Le nombre d'idées par personne ou par association est-il limité ?
Non, le Département n’a pas souhaité restreindre l’inventivité de ses citoyens. Tous les projets seront reçus et étudiés. Une réponse sera apportée à chaque idée déposée sur la plateforme. Un citoyen ou une association peut donc déposer plusieurs idées.
Comment faire si je n’ai pas de photo ?
Sur le site internet, un visuel par défaut sera fourni.
Attention, si vous fournissez une photo récupérée sur Internet, assurez-vous que son utilisation est libre de droit.
Puis je intégrer une vidéo pour illustrer mon projet ?
Oui, en copiant dans l'espace réservé à cet effet, l'URL de votre vidéo une fois publiée sur Youtube ou Dailymotion. Si vous n'y arrivez pas, vous pouvez nous transmettre par mail à initiativecitoyenne@lotetgaronne.fr le lien afin que nous puissions l'intégrer à votre fiche idée.
Quelles sont les thématiques pour lesquelles des projets peuvent être proposés ?
Les thématiques proposées par le Département sont : Culture & patrimoine, Environnement & cadre de vie, Sport, Numérique & innovation, Solidarités. Les thématiques sont suffisamment vastes pour permettre à chacun d’y intégrer son projet
Notre association envisage de se doter d'un Site Internet. Cette dépense est-elle éligible ?
Oui, s'il s'agit d'une création de A à Z de votre site Internet qui entre donc dans les dépenses d'investissement.
Non, si vous envisagez d'utiliser une solution clé en main pour laquelle vous paierez un abonnement (dépense de fonctionnement).
Notre association envisage d'éditer un ouvrage à destination des enfants. Cette dépense est-elle éligible ?
Non l'édition, les travaux d'impression n'entrent pas dans les dépenses d'investissement.
J'ai déposé une idée mais elle n'apparait pas sur la plateforme. Dois-je la redéposer ?
Non, inutile de déposer votre idée une nouvelle fois. Vous ne la verriez toujours pas. En effet, le dépôt d'idée est soumis à une modération, c'est à dire que nous nous assurons que les textes déposés sont conformes au règlement du budget participatif, ne comportent pas des propos haineux, déplacés, discriminatoires. Après une première lecture de votre idée, si elle ne nécessite pas d'informations complémentaires ou de réécriture pour être compréhensible par tous, elle sera publiée sur la plateforme.
Notre projet ne va pas bénéficier à l'ensemble des Lot-et-Garonnais, est-il d'intérêt collectif ?
Oui, Intérêt collectif ne signifie pas que tous les Lot-et-Garonnais doivent profiter du projet. S'il bénéficie aux membres de votre association, il présente un intérêt collectif.
Mon association a été lauréate de l'édition n°1, peut elle présenter un nouveau projet ? 
Oui, Inté

QUI PEUT DÉPOSER ?

Est-ce que les enfants peuvent proposer un projet ?
Pour déposer une idée/un projet, il faut avoir 11 ans minimum (une autorisation parentale sera nécessaire pour l’inscription et pour le dépôt d’idées pour les mineurs de moins de 15 ans). Votre compte ne sera activé après sa création que lorsque nous aurons obtenu l'autorisation parentale.
Je suis… une collectivité locale/ une entreprise / un parti politique / un syndicat…, puis-je déposer une idée ?
Non, seuls les citoyens Lot et Garonnais ou groupes constitués (associations) ou non constitués (familles, voisins, amis…) peuvent déposer une idée.
Je suis agent du Département, puis-je proposer une idée ?
Oui, si vous êtes résidant en Lot et Garonne et que votre projet peut être porté et réalisé par une association.
Je réside en Lot-et-Garonne mais l'association qui pourrait porter le projet a son siège social dans un autre département, est-ce possible ?
Non, l'association qui va porter puis réaliser le projet doit avoir son siège social dans notre département. Vous devez donc vous rapprocher d'une association de la commune susceptible de porter ce projet.
Je viens en vacances dans le Lot et Garonne dans ma maison de campagne. Puis-je déposer une idée ?
Oui, toute personne ayant une résidence (principale ou secondaire) dans le département peut déposer une idée et voter.
Faut-il fournir un devis au moment du dépôt d’idées ?
Le premier stade est de laisser parler votre créativité. Cependant même au stade du dépôt d’idées, vous pouvez nous adresser des devis, un plan de financement, les statuts de votre association ou toute pièce que vous jugez nécessaire à la compréhension de l'idée (en pièce jointe sur le site internet). Cela sera très utile pour vous aider à formuler précisément votre idée et la chiffrer. Cette pièce jointe ne sera pas visible par les internautes.
 

QUI PORTE ET REALISE MON PROJET ?

Puis-je déposer une idée même si je n'ai pas encore d'association ?
Oui, toutefois le portage définitif du projet et sa réalisation devront être assurés par une association existante ou à créer.
Mon association n'a pas son siège social en Lot et Garonne ?
Pour être éligible, votre projet devra être porté et réalisé par une association dont le siège social est en Lot-et-Garonne.
Si je dois créer une association, quelle sera la date limite ?
L'association devra être créée avant la date limite de dépôt des idées, à savoir le 31 janvier 2020.
 

PRE-SÉLECTION DES IDÉES

Qui va sélectionner les idées recevables ?
Dans un premier temps, le service Démocratie participative va étudier l’idée ou le projet et voir si elle correspond aux critères de recevabilité. Les services du Département instruiront votre projet jusqu’à sa mise au vote. Pour cela, ils prendront contact avec vous pour finaliser le projet.
Une liste des projets recevables et des projets non éligibles sera établie et soumise aux élus départementaux.
Tous les projets entrant dans les critères seront ils soumis au vote ?
Non, les élus départementaux  étudieront les projets et fixeront la liste définitive des projets à soumettre au vote. Ils pourront juger qu'il n'est pas opportun de retenir un projet dans la mesure où un projet similaire est en projet au sein du Département / de la commune ou si le projet ne leur semble pas répondre aux critères du Budget participatif citoyen.
Avez-vous prévu un nombre maximum de projets recevables ?
Non, tous les projets recevables seront mis au vote sans limitation de nombre
Mon projet doit être réalisé dans un local appartenant à la mairie. Comment faire ?
Lorsque le projet concernera le domaine public communal (terrain communal, voie communale) ou un local appartenant à la commune …., l’autorisation écrite du Maire de la commune sera obligatoire. Dans le cas d’un avis défavorable, le Département se verra contraint de rejeter le projet. Toutefois, le nouveau règlement de l'édition 2 prévoit que les projets ne doivent pas modifier la consistance d'une propriété publique. Cela signifie que des projets portant sur des travaux sur le gros oeuvre (remplacement de l'isolation, de fênetres, accessibilité ...) ne seront pas recevables. En revanche, l'aménagement intérieur d'un local sera éligible.
Qui va solliciter l'autorisation du Maire ?
Si votre association a travaillé son projet en amont avec la municipalité, elle pourra fournir l'autorisation écrite lors de l'instruction du dossier.
Dans le cas contraire, le service Démocratie participative contactera le Maire pour connaître son avis et obtenir l'autorisation écrite.
Pourquoi mon projet ne serait-il pas recevable ?
Plusieurs cas peuvent se poser au moment de l’instruction des idées/projets :
  • Réalisable : l’idée est jugée réalisable et son coût a été estimé. Votre idée va être travaillée avec les services du Département pour être transformée en projet. Elle figurera dans la liste des projets réalisables qui devra être validée par les élus départementaux avant sa mise au vote.
  • Non réalisable : Cette idée est jugée non réalisable pour des raisons techniques ou financières. Il se peut également que le projet ne reçoive pas l’avis favorable du Maire.
  • Déjà prévu : Cette idée correspond à une action déjà programmée par la commune ou le Département. Elle sera prochainement financée et réalisée.
  • Hors du cadre : Cette idée ne peut être prise en compte par le budget participatif car elle ne relève pas des critères suivants : intérêt général, thématiques, dépense d'investissement, siège de l’association dans le département ….
Un projet "Jeune" doit-il bénéficier uniquement à des jeunes  ?
Non, le label "Jeune" signifie que le projet est porté par des jeunes de 11 à 20 ans. Mais il peut tout à fait bénéficier à tous ou à une catégorie de personnes (ex: projet déposé par des jeunes bénéficiant à des personnes âgées)
Mon idée n’est pas recevable, puis-je la transformer ou en proposer une autre ?
Oui. Les services départementaux vous accompagneront également dans ce processus pour transformer éventuellement votre idée afin qu’elle devienne éligible.
Oui, vous aurez la possibilité de déposer une nouvelle idée avant la date limite du 31 janvier 2020.
Comment savoir si mon projet aura le label "Jeunes" ou le label "Lot-et-Garonne" ?
C'est très simple : pour le label "Jeune" il suffira qu'il soit porté par des 11-20 ans - Le label "Lot-et-Garonne" sera accordé à un projet qui bénéficiera à une population plus large que le canton ou la circonscription.
J’envisage de proposer l’organisation d’une formation. Est-ce recevable ?
Non, la formation n’est pas une dépense d’investissement au sens de la comptabilité publique. Elle entre dans les dépenses de fonctionnement non éligibles.
 

AUTRES QUESTIONS

Les informations fournies sont-elles confidentielles ?
Les données personnelles fournies peuvent faire l’objet d’un traitement informatique et d’un traitement papier. Elles ne sont conservées que dans la limite imposée par la finalité du traitement du projet. Le participant pourra à tout moment retirer son consentement.
Contact
Pour toute question concernant les idées/projets, contactez-nous par mail à : iniativecitoyenne@lotetgaronne.fr